XI. Eje 8: Modernización administrativa al servicio de las personas

La propuesta en este eje aborda en profundidad tres problemas identificados por la comunidad universitaria: la demora en los trámites internos y externos, la pérdida de trazabilidad de los expedientes de grados y títulos y la ausencia de un programa sostenido de capacitación para el personal administrativo.

Diagnóstico: la demora como problema estructural

La demora en los trámites académicos y administrativos de la UNPRG afecta a toda la comunidad universitaria: a)docentes que gestionan pagos, licencias, resoluciones, reconocimientos; b) trabajadores administrativos que procesan expedientes bajo presión sin herramientas adecuadas; c) estudiantes que esperan constancias, certificados, resoluciones, documentos académicos y administrativos y d) egresados que necesitan su grado o título para acceder a un empleo, a un concurso o a una beca y para quienes cada día que transcurre implica un costo real.

Un caso que ilustra el problema con suma claridad: el proceso de grados y títulos de la UNPRG requiere que el expediente pase de manera secuencial por oficinas de la Facultad (para verificación de requisitos y conformidad, Comisión de Grados y Títulos, oficina de grados y títulos, entre otras; para luego recién iniciar su inscripción ante la SUNEDU-trámite que a su vez tiene sus propios plazos y del que la Universidad no tiene control total. Cuando alguno de estos eslabones se retrasa, el efecto se traslada íntegramente al egresado, quien no participo en absoluto de esa demora, pero es quien la sufre.

A esto se suma un patrón recurrente en distintas facultades: expedientes que deben presentarse físicamente y/o escaneados por correo electrónico, pagos que se acreditan con voucher físico de un banco(o escaneados), fotografías impresas como requisitos, con mesas de partes independientes sin un sistema único de seguimiento para elusuario. Si a este vía crucis se le agrega que el personal administrativo no se da abasto para revisar manualmente cada uno de los epedientes, el resultado un trámite que se retrasa por varios meses.

El diagnóstico no busca señalar culpables individuales, sino advertir el problema existente:el diseño del proceso y la falta de herramientas; por eso nuestra propuesta combina simplificación de procesos, digitalización y capacitación.

Marco legal para exigir plazos y transparencia

El Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, es la base legal para ordenar este eje: determina que sólo puede exigirse al administrado lo que señale expresamente el Texto Único de Procedimiento Administrativo (TUPA) de la entidad, que todo procedimiento sin plazo especial se resuelve en un máximo de treinta días hábiles, y que los procedimientos de aprobación automática se dan por aprobados desde el momento de su presentación completa, sujetos a fiscalización posterior.

Nuestra universidad puede y debe usar este marco para reordenar sus propios procedimientos internos, no sólo para cumplir una exigencia externa.

En términos operativos esta línea de acción comprende: a) revisión integral del TUPA de la UNPRG, eliminando requisitos que no tengan sustento legal vigente(por ejemplo fotografías impresas,múltiples copias físicas cuando ya existe versión digital validada, voucher físico cuando existe pago digital verificable); b) clasificación explicita de cada trámite según su plazo real de atención y su tipo de silencio administrativo(positivo o negativo) publicada de forma visible para cada usuario antes de iniciar el trámite y fiscalización posterior periódica de los expedientes de aprobación automática, conforme al propio marco de la Ley N° 27444 para prevenir uso indebido sin necesidad de exigir aprobación previa en todos los casos.

Plataforma única de trámite documentario y mesa de partes virtual UNPRG

Se plantea unificar el trámite documentario de toda la universidad—hoy fragmentado por facultad y por oficina— en una sola plataforma de seguimiento, sin eliminar la atención descentralizada de cada facultad, sino dándole trazabilidad común.

En términos operativos, en términos operativos, esta línea de acción comprende

Mesa de partes virtual única, con número de expediente rastreable en línea por el propio usuario (docente, administrativo, estudiante o egresado), sin necesidad de llamar o acercarse presencialmente para preguntar el estado;

Tablero público de plazos promedio por tipo de trámite (grado, título, certificado, constancia, licencia, resolución), actualizado periódicamente, para que la propia comunidad universitaria pueda verificar si se está cumpliendo el estándar de servicio;

Firma digital y mesa de partes electrónica para los documentos internos que hoy dependen de firma física secuencial, en el marco de la normativa nacional de gobierno digital y firma digital;

Rediseño específico del circuito de grados y títulos: reducir el número de traslados físicos del expediente entre oficinas,

habilitar el envío electrónico validado entre Facultad, Oficina de Grados y Títulos, Asesoría Jurídica, Secretaría General y Rectorado, y reservar el trámite presencial únicamente para la firma y entrega final del diploma;

Ventanilla y protocolo específico para egresados, distinto del de estudiantes activos: información clara de requisitos completos desde el primer contacto (para evitar expedientes observados por documentación incompleta, causa frecuente de reproceso), un solo punto de contacto por facultad y comunicación proactiva de observaciones, en vez de que el egresado deba indagar por su cuenta; y

Reporte trimestral público del tiempo promedio de atención de grados y títulos por facultad, como mecanismo de rendición de cuentas de la propia gestión.

Programa de capacitación al personal administrativo

Ningún proceso se simplifica de manera sostenible si el personal que lo opera no cuenta con formación continua, herramientas adecuadas y reconocimiento por su desempeño, se propone crear el Programa de Capacitación al Personal Administrativo UNPRG, con impacto directo en la calidad de atención a docentes, estudiantes, egresados y público en general.

Un trámite rápido no depende solo de un sistema nuevo: depende de personas capacitadas, con procesos claros y con reconocimiento por hacerlo bien.

Componentes del programa

En primer lugar, la medida incorpora el siguiente criterio: diagnóstico de necesidades de capacitación por oficina (mesa de partes, grados y títulos, recursos humanos, tesorería, bienestar universitario, admisión, etc.), identificando brechas específicas y no solo temas genéricos.

En segundo lugar, la medida incorpora el siguiente criterio: módulos de atención al usuario y trato digno, con énfasis en la atención a egresados y público externo que no conoce los procesos internos de la universidad.

En tercer lugar, la medida incorpora el siguiente criterio: módulos de gestión documentaria digital, uso de la nueva plataforma de trámite documentario, firma digital y manejo de expedientes electrónicos.

Asimismo, la medida incorpora el siguiente criterio: módulos de simplificación administrativa y normativa aplicable (Ley N.° 27444, TUPA, silencio administrativo, transparencia y acceso a la información).

De manera complementaria, la medida incorpora el siguiente criterio: módulos de ética pública y prevención de la corrupción en la gestión de trámites, incluyendo canales claros para reportar cobros indebidos o exigencias fuera del TUPA.

Además, la medida incorpora el siguiente criterio: certificación interna progresiva del personal administrativo, con reconocimiento de horas de capacitación como parte de su línea de carrera y de los procesos de evaluación de desempeño que correspondan según su régimen laboral.

Modelo de ejecución

El programa no requiere crear una estructura nueva y costosa desde cero: puede apoyarse en la capacidad ya prevista en esta propuesta para el Centro de Formación Continua y Certificación Profesional (Eje 2, Cap. V), que puede diseñar y certificar estos módulos como parte de su oferta institucional, y en las herramientas de fortalecimiento de capacidades que ofrece SERVIR a las entidades públicas a través de su Plan de Desarrollo de las Personas.

Esto reduce el costo marginal de implementación y, a la vez, da una primera aplicación concreta y visible al propio sistema UNPRG Produce.

Vínculo con otros ejes: este programa es, en la práctica, el puente entre el Eje 2 (centros de producción, en particular el Centro de Formación Continua) y el Eje 7: la misma capacidad institucional que la universidad propone activar para generar ingresos y servicios a la sociedad, se usa primero puertas adentro para resolver un problema que la propia comunidad universitaria identifica como urgente.

Otras medidas de modernización administrativa

En términos operativos, esta línea de acción comprende

Simplificación de trámites no vinculados a grados y títulos (constancias, licencias, resoluciones internas);

Reducción de informes repetitivos entre facultades y Rectorado;

Asistencia administrativa dedicada a la formulación de proyectos y expedientes de investigación;

Sistema integrado de sílabos, carga académica, tutoría, investigación y evidencias, evitando que el docente cargue la misma información en múltiples sistemas distintos; transparencia presupuestal accesible para cada facultad; y soporte técnico permanente a facultades para el uso de las nuevas plataformas.

Ciberseguridad, carrera administrativa y capacidades digitales

Se implementará una política de ciberseguridad y protección de datos personales, exigible bajo la Ley de Protección de Datos Personales, aplicable a todos los sistemas institucionales, incluyendo Mi UNPRG, SEDD y la plataforma de trámite documentario.

Se establecerá una carrera administrativa meritocrática con línea de ascenso visible, complementada con pasantías de benchmarking en universidades pares para observar directamente su gestión, y micro-credenciales digitales apilables en gestión pública, compras estatales y transformación digital.

Indicadores mínimos: incidentes de seguridad gestionados, sistemas con protocolo de protección de datos, servidores públicos con línea de ascenso definida, pasantías realizadas y micro-credenciales emitidas.

Tarjeta UNPRG CARD para administrativos

El personal administrativo sostiene la gestión diaria de la universidad; los mismos convenios institucionales deben llegar también a su oficina.

La UNPRG CARD se extenderá igualmente al personal administrativo nombrado y contratado de la UNPRG, bajo el mismo esquema de convenios de transporte, alimentación, conectividad, salud, cultura y tecnología ya negociados por la universidad, sin costo de gestión adicional relevante.

Se incorporarán categorías de interés específico para la carrera administrativa: descuentos en las micro-credenciales de gestión pública, compras estatales y transformación digital previstas en este mismo eje, y en los diplomados del Centro de Formación Continua (Eje 2) para quien se matricule con su tarjeta.

La tarjeta se integrará al carné institucional o a la App Mi UNPRG, y su padrón administrativo será administrado por la Dirección de Recursos Humanos en coordinación con la Oficina de Bienestar Universitario.

Indicadores mínimos: administrativos usuarios, convenios activos por categoría, ahorro estimado y nivel de satisfacción, reportados de forma diferenciada respecto del padrón estudiantil y docente.